zarządzanie projektem #2: Struktura podziału prac (WBS)

autor fotki: thecrispone

Przed wami drugi odcinek cyklu zarządzania projektami. W pierwszej części opisałem Wam dokładnie jak wyznaczać Cel projektu, jak go smartować, robić „poprzezy” i spis interesariuszy. Tym razem zaprezentuję Wam tylko jedno narzędzie zwane WBS-em (Work Breakdown Structure) czyli po polsku „strukturę podziału prac”. Oczywiście notka powstawała w konsultacji z moją Aniś, która jest fachowcem od zarządzania projektami i pilnuje, żebym nie wprowadził Was w błąd. Moje doświadczenie projektowe opiera się głównie o projekty szkoleniowe i z tej perspektywy będę przedstawiał narzędzia.

WBS ma postać logicznego grafu przedstawiającego zbiór wszystkich zadań jakie czekają nas w projekcie. Można by rzec, że dekomponuje nasz projekt na miniprojekty. WBS określa jakie produkty osiągniemy dzięki realizacji projektu oraz pozwala nam zdefiniować jakie zadania i czynności musimy wykonać aby te produkty powstały. Okresli również zależności pomiędzy zadaniami i produktami cząstkowymi. Uzyskamy więc pełny obraz wyzwania jakim jest projekt, będziemy mogli szacować potrzebne nam zasoby oraz przewidywać ewentualne trudności. 

Wzór drzewa WBS
Każdy szczebel grafu przedstawia inny poziom szczegółowości projektu. U samej góry mamy Cel Główny (Produkt Główny), poniżej najważniejsze produkty (pakiety prac), kolejne niższe poziomy są coraz bardziej uszczegóławiane, aż zejdziemy do codziennych zwykłych czynności. Czerwona linia na rysunku poniżej to tak zwany punkt odcięcia – określa on gdzie kończą się pakiety prac (items), a gdzie zaczynają zadania (tasks). Wrócę do tego tematu w kolejnym odcinku, gdy będę omawiał sieć projektu. Na podanym niżej przykładzie nie zamieściłem tak dużego poziomu szczegółowości z powodu troski o czytelność grafiki. Najważniejsze abyście złapali samą ideę. Bardzo elegancko robi się WBS za pomocą ściany, różnokolorowych karteczek i flamastra/długopisa. Cały zespół projektowy powinien być obecny podczas budowania struktury podziału prac. Podczas takiego spotkania warto stosować zasady burzy mózgów. Jeśli w trakcie realizacji projektu dochodzi nowa osoba powinna zostać zaznajomiona z gotowym WBSem (no chyba, że macie już sieć projektu – o niej będzie w następnym odcinku).
KLIKNIJ ABY POWIĘKSZYĆ Przykładowy (uproszczony) WBS dla projektu otwarcia Biura Szkoleń w zagranicznej spółce zależnej.

Warto również przygotować elektroniczną wersję WBSa. Z pomocą może Wam przyjść wiele prostych edytorów grafiki/prezentacji/tekstu lub darmowy program yEd Graph Editor, który szerzej opiszę w następnym odcinku.

Trzy najważniejsze zasady jakich przestrzega się przy tworzeniu WBSa:

1. Pamiętaj aby ująć wszystkie aspekty prac, opisać je dokładnie i umieścić na właściwym poziomie grafu. Jeżeli coś pominiesz nie będziesz wstanie oszacować dokładnych ram czasowych, wszystkich niezbędnych zasobów czy budżetu (jeśli Twój projekt takowy posiada). Właśnie dlatego warto robić strukturę podziału prac w większej grupie (co pięć głów to nie pół).

2. Opracuj metodę kodowania elementów w WBSie. Jeśli oznaczysz czynności tak abyś zawsze wiedział do jakiej gałęzi i poziomu ona należy będziesz ją mógł łatwo odnaleźć i zaktualizować. Stosuj kodowanie zwłaszcza jeśli Twój WBS wisi na ścianie. Karteczki lubią się odklejać, czasem się je ściąga aby coś dopisać i potem zapomina się gdzie to dokładnie wisiało. Kodowanie uchroni Cię przed chaosem.

3. Opisuj zadania w formie dokonanej. Ta prosta sztuczka psychologiczna działa zbawiennie na motywację zespołu.

1. Zarządzanie projektem #1: Cele i zadania główne
2. Zarządzanie projektem #2: Struktura podziału prac (WBS)
3. Zarządzanie projektem #3: Sieć projektu
4. Zarządzanie projektem #4: Analiza ryzyk
5. Zarządzanie projektem #5: Kanban

1 komentarz on "zarządzanie projektem #2: Struktura podziału prac (WBS)"

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *