AAR – After Action Review

autor fotki: tracX

W wielu, projektowo zorientowanych firmach, stosuje się tak zwane “stand-upy”, które wywodzą się wprost z praktyk amerykańskiej armii. AAR – After Action Review – jest to sposób podsumowywania doświadczeń z sytuacji, które wydarzyły się dosłownie przed chwilą.

W US Army stawia się na takie oto podejście:

  • nauki wyciągnięte przez team mają dawać jak najszybszą korzyść przede wszystkim członkom tego właśnie zespołu 
  • AAR nie zaczyna się po działaniu (wbrew nazwie), ale przed przystąpieniem do działania 
  • celem jest poszukiwanie i upowszechnienie cennych informacji zwrotnych, spostrzeżeń i pomysłów, które zostaną natychmiast wykorzystywane w kolejnych zadaniach 
  • proces uczenia kończy się dopiero wtedy, gdy wnioski z poprzednich działań są wykorzystywane a ich zastosowanie przynosi zamierzony skutek i poprawia efektywność. 

Aby dobrze przygotować się do optymalnego stosowania AAR, moderator (lub osoba bezpośrednio odpowiedzialna za zespół) musi zwrócić uwagę na dwubiegunowość metody. Członkowie teamu omawiają zarówno zadania, które realizowali po poprzednim AAR ale również te, które będą realizować zaraz po aktualnym spotkaniu. Warto nagrywać takie spotkania lub przygotowywać po nich krótkie raporty pisemne zawierające:

  • status poprzedniego zadania (ukończone/w realizacji/zaniechane)
  • aktualne zadanie – co ma zrobić członek zespołu? 
  • cel – dlaczego to zadanie jest tak ważne? 
  • zamiar przełożonego – wytłumaczenie intencji, tak by nawet w sytuacji, zmieniających się warunków, właściciel zadania wiedział, do czego ma zmierzać i o co dokładnie chodzi 
  • stan końcowy – jaki ma być finalny rezultat zadania? 
Takie karty zadań powinny być archiwizowane lub wieszane na tzw. kanbanie projektu.
Spotkanie AAR powinny odbywać się nie rzadziej niż 1 raz w tygodniu, a w przypadku projektów IT codziennie (dotyczy to również projektów o bardzo krótkim deadlinie – kilkutygodniowym). Spotkania te najlepiej organizować o stałych porach dnia w miejscu gdzie widoczna jest sieć projektu lub kanban projektowy. Możemy się wtedy odnosić bezpośrednio do zadań powiązanych z tymi aktualnie realizowanymi, śledzić ciąg przyczynowo-skutkowy i zwracać uwagę na pojawiające się ryzyka.
Ważna jest też właściwa postawa uczestników w trakcie samego AAR, zwłaszcza postawa moderatora (PMa). W US Army mówi się: “Bierz czynny udział w dyskusji. Nie obrażaj się i nie rób z siebie nadwrażliwca. Oznaki stopni wojskowych zostaw w szatni. Rób notatki. Skoncentruj uwagę na sprawach, które dotyczą nas, a nie przełożonych (dowódcy jednostek spotykają się na odrębnych naradach AAR, poświęconym zagadnieniom właściwym dla szarży). Bądź bezstronny i szczery do bólu”.

Na spotkaniu AAR moderator/Projekt Manager prosi o informację zwrotną, każdego z członków zespołu według poniższego schematu:

1. co było planowane?

  • ustalenie faktów 
  • omówienie celów projektu, definicja sukcesu 

2. co się aktualnie dzieje?

  • kontynuowanie analizy w celu ustalenia faktów
  • zebranie wielu perspektyw do budowy wspólnego obrazu

3. dlaczego tak się stało?

  • analiza przyczyny i skutku 
  • koncentracja na “CO”, nie na “KTO” 

4. Co możemy zrobić następnym razem?

  • nacisk na aspekty, które można poprawić – nie na elementy poza naszą kontrolą 
  • identyfikacja obszarów, które można wzmocnić  lub w których powinny zostać utrzymane mocne strony
5. Jakie zadania będziesz realizować do następnego AAR?
  • każdy z członków zespołu melduje jakie kolejne zadania będzie realizował i prosi o akceptację tego planu
  • deklarowanie terminów i zakładanych rezultatów przyjętych na siebie zadań
Takie spotkanie powinno być bardzo zwięzłe i syntetyczne. Najlepiej jeśli nie zajmuje zespołowi więcej niż 15 minut dziennie.

drzewo zasobów

autor fotki: ~jjjohn~

Ćwiczenie “Drzewo zasobów” możesz wykorzystać zarówno w pracy z większą grupą jak i na coachingu. Jest świetnym narzędziem do zdiagnozowania posiadanych przez uczestników/coachee zasobów.

Rozdaj uczestnikom po 10 czystych kartek A4. Poproś aby na każdej z nich napisali po jednej rzeczy/sprawie/wydarzeniu z którego są dumni/zadowoleni. Gdy już wszyscy wypiszą 10 takich sytuacji poproś aby wokół każdej z nich dopisali po 3-5 zasobów, dzięki którym udało im się to osiągnąć. Mogą to być cechy osobowości, umiejętności, znajomości, zasoby materialne, itp. Gdy już wszyscy ukończą zadanie, rozdaj papier flipchartowy, kredki/mazaki i poproś aby uczestnicy na środku arkusza flipchart napisali swoje imiona, a następnie rozpisali wokoło zasoby, które posiadają. Takie „Drzewa zasobów” należy rozwiesić po całej sali.

Omówienie:
1. Jak oceniacie trudność zadania?
2. Co wam zadanie ułatwiało?
3. Co wam zadanie utrudniało?
4. Czy jesteście zadowoleni z rezultatów?
5. Jakie nasuwają się Wam wnioski?
6. Jak oceniacie potencjał Waszej grupy z perspektywy wypracowanych Drzew Zasobów?

uzupełnienie do holistycznego spojrzenia na firmę

Wczoraj mieliście okazję zapoznać się z metodą systemowej analizy grupy. Nie wyjaśniłem jednak co leży u podstaw tej filozofii. Słowo system pochodzi od greckiego systema i oznacza złożoną rzecz. Można więc powiedzieć, że system to uporządkowana kompozycja elementów, tworząca spójną całość. Podstawową cechą tej całości jest fakt, że nie jest ona zwykłą sumą jej części. Grupa ludzi pracująca ze sobą tworzy system, a więc zachowania poszczególnych osób będą odzwierciedlać mechanizmy i relacje jakie zachodzą w systemie. Można więc wywnioskować, że zmieniając zachowanie kilku osób otrzymamy trwałą zmianę w systemie.


Z tą filozofią wiążą się dwie zasady funkcjonowania systemu:

  • Ekwipotencjalność oznacza, że przyczyny wywodzące się z tego samego źródła mogą powodować różne skutki. Tak więc, trudności w negocjacjach z jednym klientem mogą powodować wzrost napięcia w całym zespole, pogorszenie współpracy, eskalacja konfliktów, spadek wydajności pracy. Przejście szkolenia z zakresu negocjacji, może wpłynąć nie tylko na relacje z klientem ale również na sposób komunikacji ze współpracownikami, wzrost asertywności wobec przełożonych, a nawet poprawę funkcjonowania związku małżeńskiego.
  • Ekwifinalność zakłada, że wychodząc z różnych źródeł można dojść do tych samych rezultatów. Każdy członek zespołu ma obserwacje i poglądy, oraz hipotezy skutecznych rozwiązań. Niezbędne są informacje od każdego członka zespołu, jego spostrzeżenia, indywidualny odbiór sytuacji, specyficzne predyspozycje osobowościowe. Różne spojrzenia pomagają precyzyjniej określić problem i zastosować skuteczne rozwiązania. Przykładem niech będzie dział handlowy w którym pracownicy mają dowolność w sposobie nawiązywania kontaktu z klientem. Część osób korzysta z telefonu, niektórzy preferują mail, a jeszcze inni wsiadają w samochód i jadą na rozmowę face to face. Wszyscy mają zadowalające wyniki. Gdy kazano całemu zespołowi korzystać tylko z telefonu jako narzędzia pierwszego kontaktu, dwie trzecie zespołu okazało się nierentownym.

W filozofii holistycznego patrzenia na firmę nie ma złotych reguł ani uniwersalnych metod. To system sam musi wypracować swoje najlepsze rozwiązania i procedury. Jako trenerzy czy managerowie, możemy jedynie pomóc je wygenerować. Popchnąć do zmiany na lepsze. Nigdy nie będziemy mieć jednak pewności jak ta zmiana będzie wyglądać.

holistyczne spojrzenie na firmę

Popatrz na firmę jak na organizm. Zobacz złożony zbiór osób i występujących pomiędzy nimi relacji. Jak zanalizować grupę? Czy można zrobić to na zasadach redukcjonizmu, rozkładając firmę na czynniki pierwsze, zbadać ich zachowanie i sposób działania, a następnie przełożyć wyniki na całość organizacji? Gdzie wtedy włożyć synergię, empatię, elastyczność i środowisko w jakim działa firma?

Na przeciwległym biegunie leży holizm, jako pogląd i metoda badawcza, według której wszelkie zjawiska tworzą układy całościowe. Trudno stwierdzić jakiego koloru jest żaba, skoro badamy jej kość. Podejście systemowe wychodzi na zewnątrz firmy i patrzy nie tylko na jej części ale również na kontekst (rynek, konkurencja) oraz perspektywę czasu. W takim ujęciu trudno powiedzieć jednoznacznie, że określone zachowanie jest negatywne dla firmy. Agresywny i despotyczny szef może być ostatnią deską ratunku dla firmy, która tonie pod naporem konkurencji i kurczącego się rynku. Młoda, niedoświadczona stażystka, może okazać się osobą, której udało się swoim optymizmem rozładować napięcia w dziale, które paraliżowały współpracę od prawie roku. Bardzo trudno określić takie potrzeby patrząc ze środka – o wiele łatwiej gdy staniemy z boku.

Analizę systemową (holistyczną) przeprowadza się w oparciu o kilka płaszczyzn w obrębie których działa firma.


A. Symetryczność – Komplementarność


Symetryczność – wszelkiego rodzaju zachowania rywalizacyjne. Traktowane jako pozytywne sprzężenie zwrotne, które może budować nowe zasady działania zespołu.
Komplementarność – wszelkiego rodzaju zachowania uzupełniające. Traktuje się je jako negatywne sprzężenie zwrotne, które zapobiega dewiacji i utrzymuje homeostazę grupy.
Zarówno zachowania symetryczne jak i komplementarne mogą mieć charakter eskalujący, co w efekcie może prowadzić do zniszczenia systemu (firmy/zespołu). Ważnym jest aby je wyważać.


B. Fuzja – Indywidualność


Fuzja – wszystkie te zachowania, które wzmacniają poczucie przynależności do grupy. Często są one zrytualizowane, a u nowych członków zespołu mają charakter inicjacji. W firmie mogą występować na różnych płaszczyznach – imprezy firmowe, spotykanie się po pracy, rozmowy o życiu prywatnym, itp. Zachowania te świetnie budują lojalność w zespole.
Indywidualność – zachowania podkreślające odrębność. Cechują się wysokim poziomem krytycyzmu wobec zasad grupy, realizowaniu celów osobistych ale też zaznaczaniem własnego wkładu w wyniki firmy. Zachowania te, często bywają zabarwione emocjonalnie, mocno angażują ambicje pracownika i szybko budują kompetencje.
Obie powyższe siły są integralną częścią psychiki człowieka i nie można ich postrzegać w kryteriach: negatywny – pozytywny. Ich właściwe wyważenie jest kluczem do realizacji celów firmy poprzez osobisty rozwój pracowników.


C. Zmienność – Stałość


Zmienność – wszystkie te zachowania, które mają moc zmiany dotychczasowych zasad i procedur jakimi kierowała się grupa. Duża kreatywność zespołu to jedna z cech takiej płaszczyzny.
Stałość – zachowania dążące do utrwalania schematów i utrzymywania status quo grupy. Jest dobrą siłą napędową dla sprawdzania pomysłów, które zostały wytworzone na płaszczyźnie zmienności. Stałość może niestety prowadzić do stagnacji. Najjaskrawszym przykładem takiego zachowania jest opór przed wprowadzeniem nowości do oferty handlowej czy odwlekanie reorganizacji działu w sytuacji kryzysowej. Pozytywnym aspektem jest np. zasada testowania co najmniej dziesięć razy nowego pomysłu, zanim się go odrzuci.

Analizę taką przeprowadza się wśród pracowników na bazie specjalnie przygotowanych ankiet. Następnie konfrontuje się wyniki z obrazem jaki widzi sama firma. Należy również spojrzeć w szerszym kontekście – jak działamy w rynku? Jak radzimy sobie z konkurencją? Co nam to daje w zakresie celów krótkoterminowych i długoterminowych. Dopiero po tak szerokim spojrzeniu można proponować zmiany, szkolenia czy coachingi.

jak dotrzymać postanowień noworocznych?

Rzucę palenie, schudnę, zmienię pracę, wyjdę z długów, zmienię samochód, pojadę wreszcie na wakacje, nauczę się jeździć na nartach, wrócę na studia, zażądam podwyżki, wreszcie się oświadczę… i można by tak wymieniać bez końca. Ilu ludzi tyle unikatowych postanowień noworocznych. Wyznaczanie sobie celów jest godne pochwały lecz dobrze wszyscy wiemy, że trudne w realizacji.

Jak zwiększyć szanse, na realizację postanowień? Poniżej mam dla Ciebie kilka prostych technik, które mogą okazać się rewolucyjne w materii realizacji celów.

1. Po pierwsze spisz postanowienia. Większość ludzi poprzestaje na słowach lub co gorsza myślach. Niestety ludzka pamięć jest wybiórcza i zawodna, a na dodatek mamy tendencję do traktowania obietnic słownych lekkomyślnie. Dlatego koniecznie spisz swoje postanowienia.

2. Nie zapisuj celów w czasie przyszłym: “Zrobię”, “Wyjadę”, “Schudnę”, “Rzucę” lecz dokładnie odwrotnie, w czasie przeszłym: “Zrobiłem”, “Wyjechałem”, “Schudłem”, itd. Dodatkowo zatytułuj listę “Postanowienia, które udało mi się zrealizować w 2010 roku”. Twój świadomy umysł może śmiać się z takiej formy lecz podświadomość zostanie zaprogramowana przyjemnymi obrazami. Jak to działa? Gdy mówisz: “Rzucę palenie” mózg produkuje setki nieprzyjemnych obrazów, które kojarzą się z głodem nikotynowym, rozdrażnieniem, depresją, itp. W momencie gdy mówisz: “Rzuciłem palenie” podświadomość nie bombarduje Cię nieprzyjemnymi proroctwami, ponieważ dla niej to już jest przeszłość. Teraz masz przed oczyma uśmiechniętego niepalącego człowieka.

3. Kartkę przepisz kilka razy na różne formaty. Jedną włóż do portfela, kolejną do notatnika, teczki lub kalendarza, największą wersję możesz oprawić w ramkę i powiesić na ścianie lub po prostu na lodówce. Warto też przepisać ją na komputer i wrzucić do katalogu, który najczęściej otwierasz. W ten sposób codziennie będziesz potykał się o swoje cele i aż głupio będzie się z nich nie wywiązać. Możesz również opublikować swoje postanowienia na blogu. Tak złożona deklaracja ma ogromny potencjał motywacyjny.
Poniżej możesz zobaczyć taką przykładową listę.


Powodzenia!

nowy rok, karnawał, zabawa i nauka

Przyjmijcie nasze serdeczne życzenia pomyślnych działań, dobrej pracy, zysków adekwatnych do oczekiwań i szczęścia w życiu na wszystkich jego płaszczyznach. Życzymy sobie, a także Wam, zaskakujących pomysłów i szybkich realizacji.

Tym samym rozpoczynamy karnawał roku 2010 czas, w którym człowiek powinien pomyśleć o zabawie – najwydajniejszej formie nauki. Każdy rodzic wie, że dzieci najszybciej przyswajają umiejętności i wiedzę poprzez zabawę. Jednak zapominamy, że ten mechanizm działa przez całe nasze życie.

15 grudnia, firma Volkswagen zakończyła interaktywną akcję promocyjną, sygnowaną hasłem “Teoria zabawy”. Idea oparła się o zachęcenie uczestników do przesyłania pomysłów, w jaki sposób zmieniać zachowanie ludzi poprzez zabawę. Akcja została zobrazowana trzema filmami z najciekawszych realizacji. Continue reading…

nauka umiejętności

autor fotki: TarikB

Wszyscy się uczymy, nawet jeśli tego nie chcemy. Panowanie nad procesem wyrabiania w sobie umiejętności jest jednak rzadkim zjawiskiem. Nie jest to jednak skomplikowana sprawa.

Bazowo możemy podzielić nauczanie umiejętności na cztery etapy:
1. Nieświadoma niekompetencja;
2. Świadoma niekompetencja;
3. Świadoma kompetencja;
4. Nieświadoma kompetencja.

Przestudiujmy szybko proces nauki jazdy samochodem.
Pierwszy etap nieświadomej niekompetencji przechodzimy do momentu pierwszych doświadczeń jako kierowca. Nie mamy żadnego pojęcia o tej umiejętności czy przeżyciu.
Etap świadomej niekompetencji następuje po pierwszych jazdach samochodem, wiemy już jak wrzucać biegi, kierunkowskazy, obsługiwać pedały lecz brakuje nam koordynacji i koncentracji na jeździe. Zdajemy sobie sprawę ze swych ograniczeń. Na tym etapie uczymy się najwięcej.
Następnie wchodzimy w etap świadomej kompetencji – wiemy już jak jeździć lecz wymaga to od nas dużej koncentracji, ten etap cechuje się utrwalaniem nawyków. Gdy już jazda samochodem “wejdzie nam w krew” przechodzimy do nieświadomej kompetencji – nie myślimy już o swoich nogach i koordynacji sprzęgła z dźwignią zmiany biegów. Umiejętność stała się dla nas podświadoma i intuicyjna.

Continue reading…

pragmatyczna terapia przekonań

autor fotki: Raymond Larose

Dziś proponuję zabawę w założenia.
Załóżmy, że wszelkie zachowanie wynika z przekonań i myśli;
Załóżmy, że nie można klasyfikować przekonań w ramach ‘racjonalny – nieracjonalny’;
Załóżmy, że przekonania nie mają być prawdziwe lecz pragmatyczne – mają działać.
Załóżmy również, że pragmatyczne przekonanie, jest wsparte na co najmniej trzech (a idealnie na wszystkich pięciu) odpowiedziach twierdzących na poniższe pytania:

  • Czy moje przekonanie jest oparte na faktach?
  • Czy moje przekonanie pomaga chronić zdrowie i życie?
  • Czy moje przekonanie pomaga osiągać bliższe i dalsze cele?
  • Czy moje przekonanie pomaga unikać najbardziej niepożądanych konfliktów z innymi lub je rozwiązywać?
  • Czy moje przekonanie pomaga czuć się tak, jak chcę się czuć, bez nadużywania leków, alkoholu czy innych substancji?

Proszę Cię teraz o test – wybierz dowolne trzy swoje przekonania i przetestuj. Wnioski często są zaskakujące i warte tego małego ćwiczenia. Być może od tej chwili, zaczniesz inaczej postrzegać swoje myśli o sobie.

Jestem leniwy, brzydki, nudny, nerwowy, nadpobudliwy, zadłużony, znudzony, itd, itp. – jak pragmatyczne są te przekonania?

*pytania pochodzą z Racjonalnej Terapii Zachowań.

Michał