okiełznać ASAP

Chyba nie ma na świecie pracownika korporacji, który nie znał by skrótu ASAP (As Soon As Possible). Większości osób, które pracowały z klientem korporacyjnym, również ten akronim nie jest obcy. ASAP często powoduje u ludzi skrajne emocje: irytację, niepokój, złość czy bezsilność. Nic dziwnego, w końcu jest to jedno z tych zadań, które w matrycy Eisenhowera określamy jako “Pilne i Ważne”.

Z punktu widzenia trenera/coacha, ASAP może być cennym miernikiem kondycji zarządzania u uczestników treningów, warsztatów czy coachingów. Oczywiście im manager mniej generuje ASAPu tym lepiej. Tutaj rodzi się pytanie: ile to dobrze, a ile to katastrofa. Z odpowiedzią pędzi nam inna teoria zarządzania sobą w czasie zwana “60:40”. Zgodnie z nią, pracownik powinien planować 60% swojego czasu pracy, a pozostałe 40% zarezerwować na niezapowiedziane zadania. To jednak nie wszystko.

19H

Zgodnie z matrycą Eisenhowera zadania typu “Pilne i Ważne” (czasem nazywane również “gaszeniem pożarów”) nie powinny przekraczać 30% zakresu zadań pracownika, w innym przypadku zacznie on odczuwać niepokój i stres. 70% zadań pracownika powinny wypełniać rzeczy “Niepilne ale Ważne”. Odliczając czas na regenerację (około 30 minut w ciągu dnia pracy) możemy założyć, że ASAPy, nie powinny zająć więcej niż 25% (2h dziennie) zakresu zadań. Jeśli manager sprawnie zarządza zespołem to, u każdego z jego pracowników, może pojawić się maksymalnie 1 dzień na niezapowiedziane zadania. Taką wartość ASAPu można uznać za bezpieczną.

W sytuacji gdy pracujemy z managerem, który znacznie przekracza dopuszczalne normy ASAPu, powinniśmy zbadać czy to jednostkowy przypadek w organizacji czy też problem pojawia się w innych obszarach. Jeśli widzimy, że jest to problem systemowy, powinniśmy dotrzeć do zarządu i zarekomendować szerokie zmiany w systemie zarządzania, które mogą rozwiązać kryzys. Jeśli to problem jednego człowieka, wtedy po prostu rozpoczynamy z nim indywidualną pracę nad kompetencjami planowania, kontrolowania i zarządzania zespołem w czasie.

P.S. Zapraszam do sklepiku blogowego. Jeśli chcesz nagrodzić moją pracę, możesz sprawić sobie gadżet, a tym samym postawić mi butelkę dobrego cydru. 🙂

P.S.2 Uruchomiłem również listę mailingową (zapisać się można w tym okienku po prawej). Dla subskrybentów przewiduję materiały exclusive.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *