AAR – After Action Review

autor fotki: tracX

W wielu, projektowo zorientowanych firmach, stosuje się tak zwane “stand-upy”, które wywodzą się wprost z praktyk amerykańskiej armii. AAR – After Action Review – jest to sposób podsumowywania doświadczeń z sytuacji, które wydarzyły się dosłownie przed chwilą.

W US Army stawia się na takie oto podejście:

  • nauki wyciągnięte przez team mają dawać jak najszybszą korzyść przede wszystkim członkom tego właśnie zespołu 
  • AAR nie zaczyna się po działaniu (wbrew nazwie), ale przed przystąpieniem do działania 
  • celem jest poszukiwanie i upowszechnienie cennych informacji zwrotnych, spostrzeżeń i pomysłów, które zostaną natychmiast wykorzystywane w kolejnych zadaniach 
  • proces uczenia kończy się dopiero wtedy, gdy wnioski z poprzednich działań są wykorzystywane a ich zastosowanie przynosi zamierzony skutek i poprawia efektywność. 

Aby dobrze przygotować się do optymalnego stosowania AAR, moderator (lub osoba bezpośrednio odpowiedzialna za zespół) musi zwrócić uwagę na dwubiegunowość metody. Członkowie teamu omawiają zarówno zadania, które realizowali po poprzednim AAR ale również te, które będą realizować zaraz po aktualnym spotkaniu. Warto nagrywać takie spotkania lub przygotowywać po nich krótkie raporty pisemne zawierające:

  • status poprzedniego zadania (ukończone/w realizacji/zaniechane)
  • aktualne zadanie – co ma zrobić członek zespołu? 
  • cel – dlaczego to zadanie jest tak ważne? 
  • zamiar przełożonego – wytłumaczenie intencji, tak by nawet w sytuacji, zmieniających się warunków, właściciel zadania wiedział, do czego ma zmierzać i o co dokładnie chodzi 
  • stan końcowy – jaki ma być finalny rezultat zadania? 
Takie karty zadań powinny być archiwizowane lub wieszane na tzw. kanbanie projektu.
Spotkanie AAR powinny odbywać się nie rzadziej niż 1 raz w tygodniu, a w przypadku projektów IT codziennie (dotyczy to również projektów o bardzo krótkim deadlinie – kilkutygodniowym). Spotkania te najlepiej organizować o stałych porach dnia w miejscu gdzie widoczna jest sieć projektu lub kanban projektowy. Możemy się wtedy odnosić bezpośrednio do zadań powiązanych z tymi aktualnie realizowanymi, śledzić ciąg przyczynowo-skutkowy i zwracać uwagę na pojawiające się ryzyka.
Ważna jest też właściwa postawa uczestników w trakcie samego AAR, zwłaszcza postawa moderatora (PMa). W US Army mówi się: “Bierz czynny udział w dyskusji. Nie obrażaj się i nie rób z siebie nadwrażliwca. Oznaki stopni wojskowych zostaw w szatni. Rób notatki. Skoncentruj uwagę na sprawach, które dotyczą nas, a nie przełożonych (dowódcy jednostek spotykają się na odrębnych naradach AAR, poświęconym zagadnieniom właściwym dla szarży). Bądź bezstronny i szczery do bólu”.

Na spotkaniu AAR moderator/Projekt Manager prosi o informację zwrotną, każdego z członków zespołu według poniższego schematu:

1. co było planowane?

  • ustalenie faktów 
  • omówienie celów projektu, definicja sukcesu 

2. co się aktualnie dzieje?

  • kontynuowanie analizy w celu ustalenia faktów
  • zebranie wielu perspektyw do budowy wspólnego obrazu

3. dlaczego tak się stało?

  • analiza przyczyny i skutku 
  • koncentracja na “CO”, nie na “KTO” 

4. Co możemy zrobić następnym razem?

  • nacisk na aspekty, które można poprawić – nie na elementy poza naszą kontrolą 
  • identyfikacja obszarów, które można wzmocnić  lub w których powinny zostać utrzymane mocne strony
5. Jakie zadania będziesz realizować do następnego AAR?
  • każdy z członków zespołu melduje jakie kolejne zadania będzie realizował i prosi o akceptację tego planu
  • deklarowanie terminów i zakładanych rezultatów przyjętych na siebie zadań
Takie spotkanie powinno być bardzo zwięzłe i syntetyczne. Najlepiej jeśli nie zajmuje zespołowi więcej niż 15 minut dziennie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *